Khách hàng vẫn có thể để lại thông tin hoặc đặt hàng khi bạn đang họp, gặp đối tác hay đã kết thúc ngày làm việc. Nếu chưa tiện kiểm tra hệ thống, bạn có thể chưa biết có khách đang cần tư vấn hoặc đơn hàng đang chờ xử lý. Tính năng thông báo qua Zalo cho Admin của Salestify AI giúp bạn nắm được những cập nhật này mà không phải liên tục mở màn hình quản lý.
Khi có đơn hàng hoặc khách mới, Salestify AI gửi thông báo đến tài khoản Zalo đã kết nối. AI hỗ trợ tiếp nhận khách, còn bạn và đội Sales có thể chủ động kiểm tra thông tin, tiếp tục tư vấn và sắp xếp xử lý đơn hàng.
Hãy cùng Salestify AI tìm hiểu 6 bước kết nối Zalo và cách tiếp nhận khách, xử lý đơn hàng sau khi nhận thông báo nhé!
Thông báo qua Zalo cho Admin của Salestify AI là gì?
Thông báo qua Zalo cho Admin là tính năng gửi thông báo về khách mới hoặc đơn hàng mới trên Salestify AI đến tài khoản Zalo đã kết nối với Bot Salestify. Tùy cách tổ chức công việc, doanh nghiệp có thể lựa chọn Admin, chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách để nhận những cập nhật này.
Chẳng hạn, khi một khách hàng để lại thông tin để được tư vấn về dịch vụ, Salestify gửi thông báo để bạn biết có khách cần tiếp nhận. Đây là khách hàng tiềm năng, còn gọi là lead. Từ thông tin đã ghi nhận, bạn có thể trực tiếp liên hệ hoặc phối hợp với đội Sales để tiếp tục tư vấn.
Còn với đơn hàng mới, thông báo giúp người phụ trách biết có đơn cần kiểm tra và xử lý. Bạn cũng cần phân biệt rằng khách để lại thông tin chưa có nghĩa là đã mua hàng, cũng như đơn mới chưa đồng nghĩa với đã thanh toán hay hoàn tất.
Vì sao Admin cần nắm được khách mới và đơn hàng?
Biết có khách hoặc đơn mới khi đang bận công việc khác
Một ngày làm việc có nhiều việc cần bạn giải quyết, từ gặp đối tác đến quản lý cửa hàng. Ngay cả buổi tối, khi bạn đã về nhà nghỉ ngơi, khách vẫn có thể để lại thông tin hoặc đặt hàng. Nếu chưa tiện mở hệ thống, bạn có thể chưa biết có khách cần tư vấn hoặc đơn mới đang chờ xử lý.
Thông báo qua Zalo giúp bạn nắm được những cập nhật này dù đang bận hay đã kết thúc ngày làm việc. Nhờ đó, bạn có thể xem thông tin và sắp xếp người tiếp nhận, hoặc chủ động theo dõi để xử lý vào thời điểm phù hợp.
Với lead từ Zalo Form, hướng dẫn xử lý lead của Zalo Ads cũng khuyến nghị thiết lập thông báo để kịp liên hệ khi khách đang có nhu cầu. Điều này cho thấy việc biết có khách mới là bước đầu để doanh nghiệp tiếp tục cuộc trao đổi.
Đọc thêm: Chatbot bán hàng Salestify: Bí quyết không bỏ lỡ 70% đơn hàng online buổi tối
Giúp đội ngũ tiếp nối việc AI đã ghi nhận
Khi AI đã ghi nhận nhu cầu, khách có thể vẫn cần trao đổi thêm trước khi quyết định mua. Tương tự, một đơn hàng mới cũng cần có người kiểm tra và xử lý. Vì vậy, thông báo giúp Admin biết có việc cần tiếp nhận để phối hợp với đội ngũ.
Để công việc được tiếp tục, doanh nghiệp nên thống nhất ai tư vấn khách và ai phụ trách đơn hàng. Nếu chưa rõ trách nhiệm, mọi người có thể cùng nhận tin nhưng lại nghĩ người khác đã xử lý.
Sự phối hợp này cũng được đề cập trong bài viết của Tuổi Trẻ về vai trò giữa chatbot và nhân viên chăm sóc khách hàng. Theo đó, chatbot hỗ trợ phần việc lặp lại, còn con người đảm nhiệm những tình huống cần sự đồng cảm và linh hoạt.
6 bước thiết lập thông báo qua Zalo cho Admin trên Salestify AI
Để bắt đầu nhận thông báo, bạn cần kết nối tài khoản Zalo với trợ lý AI đang sử dụng. Phần thiết lập được thực hiện trên Salestify AI, còn Zalo là nơi bạn mở Bot và lấy mã xác định tài khoản nhận tin. Bạn có thể theo dõi sơ đồ dưới đây và thực hiện lần lượt 6 bước.
Bước 1: Mở phần cấu hình trợ lý AI
Sau khi đăng nhập vào Salestify AI, bạn mở Cấu hình trợ lý AI của trợ lý muốn thiết lập thông báo. Từ đây, bạn sẽ chọn tài khoản Zalo để nhận cập nhật về khách mới và đơn hàng.
Bước 2: Thêm kết nối thông báo qua Zalo
Tiếp theo, mở tab Thông báo và chọn Thêm kết nối tại mục Zalo. Cửa sổ Kết nối Zalo sẽ xuất hiện, cung cấp mã QR và liên kết để bạn chuyển sang cuộc trò chuyện với Bot.
Bước 3: Mở cuộc trò chuyện với Bot Salestify
Bạn dùng tài khoản Zalo để nhận thông báo để quét mã QR hoặc mở liên kết được cung cấp. Cả hai cách đều đưa bạn đến Bot Salestify, nơi các thông báo sẽ xuất hiện sau khi kết nối hoàn tất.
Bước 4: Gửi /start để nhận Chat ID
Khi đã mở cuộc trò chuyện, bạn gửi tin nhắn /start. Bot sẽ trả về Chat ID, mã giúp Salestify xác định đúng tài khoản Zalo nhận thông báo. Hãy sao chép mã này để dùng ở bước tiếp theo.
Bước 5: Nhập Chat ID và lưu kết nối
Sau đó, quay lại cửa sổ Kết nối Zalo trên Salestify, nhập mã vừa nhận vào trường Chat ID rồi nhấn Lưu. Bạn cần dùng mã Bot gửi cho tài khoản của mình, thay vì sao chép mã trong hình minh họa.
Bước 6: Kiểm tra tài khoản đã được kết nối
Cuối cùng, quay lại tab Thông báo và kiểm tra Chat ID đã xuất hiện trong danh sách kết nối Zalo. Khi thấy mã được thêm vào danh sách, bạn đã hoàn tất bước lưu tài khoản nhận thông báo.
Lưu ý: Mỗi doanh nghiệp AI được kết nối 5 tài khoản Zalo để nhận thông báo khi có đơn hàng hoặc khách hàng tiềm năng (lead) để lại thông tin. Bạn nên lựa chọn người nhận theo trách nhiệm tiếp nhận khách và xử lý đơn của doanh nghiệp.
Khi có khách mới hoặc đơn hàng, Admin nhận được thông báo gì?
Sau khi kết nối, bạn sẽ nhận các thông báo trong cuộc trò chuyện với Bot Salestify trên Zalo. Thay vì chỉ biết có cập nhật mới, bạn có thể đọc thông tin trong tin nhắn để nắm bối cảnh rồi kiểm tra thêm trên Salestify khi cần.
Khi có khách mới để lại thông tin
Thông báo có tiêu đề “Khách hàng mới!”, kèm những thông tin đã được ghi nhận như tên, số điện thoại và ghi chú về cuộc trao đổi. Trong một số mẫu, thông báo còn hiển thị dịch vụ khách quan tâm để người nhận dễ hình dung nhu cầu.
Chẳng hạn, với mẫu khách hỏi về dịch vụ điều trị đau thắt lưng, phần ghi chú tóm tắt vấn đề khách đang gặp và nội dung đã được tư vấn. Nhờ vậy, Admin có thể hiểu khách đang cần hỗ trợ gì trước khi liên hệ, thay vì bắt đầu cuộc trò chuyện mà chưa có thông tin.
Khi muốn tìm hiểu thêm, bạn có thể mở đường dẫn “Xem chi tiết” trong tin nhắn để vào Salestify. Vì thông tin hiển thị có thể khác nhau tùy nội dung đã ghi nhận, hãy đọc cả phần ghi chú để hiểu rõ nhu cầu của từng khách.
Khi có đơn hàng mới phát sinh
Với đơn hàng mới, thông báo giúp bạn biết có đơn vừa được ghi nhận để chủ động kiểm tra. Tuy nhiên, việc xử lý tiếp theo vẫn cần dựa trên thông tin và trạng thái thực tế của đơn trên Salestify.
Sau khi xem lại những nội dung này, bạn sẽ có cơ sở để liên hệ khách nếu cần hoặc chuyển đơn cho người phụ trách. Đây cũng là bước giúp đội ngũ thống nhất cách xử lý trước khi tiếp tục công việc.
Sau khi nhận thông báo Zalo, Admin cần làm gì?
Một thông báo đến khi bạn đang bận có thể chưa được xử lý ngay. Điều cần làm sau khi xem tin là xác định ai sẽ tiếp nhận và cần tiếp tục từ bước nào. Doanh nghiệp có thể tham khảo cách phối hợp dưới đây để đưa thông báo vào quy trình bán hàng hằng ngày.
Với khách mới: hiểu khách đang cần gì trước khi liên hệ
Trước khi gọi hoặc nhắn cho khách, bạn hãy dành chút thời gian đọc phần ghi chú và mở “Xem chi tiết”. Những thông tin này giúp bạn biết khách đã được tư vấn đến đâu và còn điều gì cần trao đổi thêm.
Nếu khách đã hỏi về một dịch vụ cụ thể, bạn có thể tiếp tục từ nhu cầu đó để tư vấn, thay vì giới thiệu lại toàn bộ. Với khách được AI tư vấn ngoài giờ, bạn cũng nên lựa chọn thời điểm liên hệ phù hợp để khách thuận tiện trò chuyện.
Sau cuộc trao đổi, hãy lưu lại kết quả, lịch hẹn và việc cần theo dõi trong hệ thống quản lý đang dùng. Nhờ đó, khi chăm sóc tiếp hoặc bàn giao cho đồng nghiệp, người phụ trách sẽ biết khách còn cần hỗ trợ điều gì.
Với đơn hàng mới: kiểm tra trước khi chuyển sang xử lý
Khi đã xem thông tin và trạng thái đơn, bạn có thể xác định người phụ trách và chuyển những nội dung cần thiết để họ tiếp nhận. Nếu còn điểm chưa rõ, hãy liên hệ khách để xác nhận trước khi xử lý tiếp.
Trong lúc bàn giao, nên thống nhất ai sẽ theo dõi đơn đến khi hoàn tất và cập nhật kết quả ở đâu. Khi trách nhiệm đã rõ, đội ngũ sẽ thuận tiện phối hợp hơn, hạn chế trường hợp cùng xử lý một đơn hoặc bỏ sót vì tưởng người khác đã tiếp nhận.
Kết nối Zalo để thuận tiện theo dõi khách mới và đơn hàng
AI đã hỗ trợ tiếp nhận khách, nhưng để cuộc tư vấn được tiếp tục và đơn hàng được xử lý, thông tin cần đến được người phụ trách. Thông báo qua Zalo cho Admin giúp bạn nắm được những cập nhật này trên ứng dụng quen thuộc, từ đó phối hợp với đội ngũ khi có việc cần tiếp nhận.
Nếu đang sử dụng Salestify AI, hãy kết nối Zalo và lựa chọn người nhận phù hợp để khách mới và đơn hàng được theo dõi sau mỗi thông báo. Nếu chưa trải nghiệm, bạn có thể bắt đầu với hướng dẫn đăng ký và trải nghiệm Salestify AI để tìm hiểu cách trợ lý AI hỗ trợ công việc bán hàng của mình nhé!